Organisation administrative et technique de Polytechnique.org

le 17 août 2003

Organisation administrative

L'association "Polytechnique.org" est une association loi 1901. Ses statuts sont consultables à l'adresse https://www.polytechnique.org/Reference/Statuts

L'association comporte un bureau de cinq membres :

un président
un trésorier
un secrétaire
un responsable technique
un responsable du site web

Un projet de réorganisation a vu le jour récemment et a été mis en place. Il va mener à une refonte au moins partielle du bureau, comme précisé plus loin dans le document.

La nouvelle organisation précise que les membres sont répartis entre trois équipes fonctionnelles :

une équipe qui s'intéresse aux relations extérieures avec les partenaires de Polytechnique.org (relations avec l'AX, avec l'Ecole, la Fondation, les entreprises, etc...),
une équipe qui se consacre à l'étude et au développement des services rendus aux groupes et associations polytechniciens, y compris promotions et binets (site web, mailing lists, forums, télépaiement, ...),
et enfin une troisième équipe qui étudie et améliore les services rendus aux individus (email à vie, annuaire en ligne, ...).

Chacune de ces équipes peut être contactée séparément, par courrier électronique, aux adresses respectives : relex AT polytechnique.org, groupes AT polytechnique.org, individus AT polytechnique.org.

Le projet de réorganisation prévoit une légère modification dans la structure du bureau : les postes de président, trésorier et secrétaire sont maintenus. En revanche, il est proposé qu'un volontaire de chacune des 3 équipes fonctionnelles rejoigne le bureau, afin de faire le lien entre celui-ci et l'équipe qu'il représente.

Enfin, cinq équipes à vocation technique ont été créées. Ces équipes ont un rôle consultatif et visent à acquérir un haut niveau de connaissances dans les différents domaines d'expertise techniques couverts par le projet global Polytechnique.org.

Les domaines touchés sont (entre parenthèses figure l'adresse email à laquelle chaque équipe peut être contactée) :

l'administration des bases de données (tech-bdd AT polytechnique.org),
le routage des adresses de courrier électronique à vie et les services associés (tech-email AT polytechnique.org),
les sites webs, les techniques courantes qui s'y rapportent, le design des sites (tech-web AT polytechnique.org),
les logiciels de gestion de groupe, de communcation, de groupware (tech-groupware AT polytechnique.org),
les logiciels de gestion de projet et les méthodes de développement (tech-projet AT polytechnique.org).

Fonctionnement technique

Les services rendus à la communauté s'appuient sur trois machines serveurs. Deux d'entre elles sont des serveurs de production, et une troisième est réservée au développement. Ce troisième serveur est toutefois entièrement préparé pour assurer la production en cas de défaillance d'un des deux premiers serveurs, voire des deux.

Les services s'articulent autour de :

un service email à vie qui assure une redirection du courrier reçu à l'adresse à vie d'un camarade vers les adresses que ce dernier a défini pour ses redirections. Des services supplémentaires d'antispam et d'antivirus ont été ajoutés. Actuellement l'antispam protège nos camarades des emails collectifs, pouvant provenir par exemple de cabinets de recrutement aux méthodes peu attentives aux conditions d'utilisation de l'email à vie (pas de messages collectifs à but commercial !). Un antispam supplémentaire est à l'étude, devant permettre de protéger chacun des très nombreux spams auxquels tout internaute est malheureusement exposé à l'heure actuelle. D'autres services connexes sont en cours d'implémentation : on peut par exemple citer un répondeur automatique en cas d'absence, et la possibilité de mettre en place des règles de filtrage côté serveur (pour exemple, si l'on m'écrit à , ne rediriger le courrier que vers mon adresse email personnelle, alors que dans le cas général je souhaite que le courrier soit adressé à la fois sur mes adresses emails personnelle et professionnelle).
un service de forums permet aux associations, aux groupes, aux promotions, aux binets, d'organiser leur communication de groupe. Des forums ont également été créés autour de thèmes généraux comme l'informatique, les loisirs, etc., pour l'usage de tous les camarades intéressés par ces thèmes. Ce service est accessible ou bien depuis un logiciel de forums comme Outlook Express, ou bien depuis le site web.
un portail web : https://www.polytechnique.org/ sert de point d'entrée pour accéder à tous les sites et services de la communauté polytechnicienne. Il donne accès aux nouvelles communautaires (page d'accueil après connexion), à une page permettant de modifier ses adresses de redirection, à une page permettant de mettre à jour sa fiche dans l'annuaire en ligne ainsi que dans l'annuaire de l'AX, à la liste des contacts que chacun définit, permet d'envoyer un email, donne accès aux forums, aux listes de diffusion, permet de faire un don en ligne et d'accéder au service de télépaiement mis en place pour l'usage des groupes et associations polytechniciens qui en font la demande, à un service de sondage également à l'usage de ces derniers, à l'annuaire en ligne, au trombino par promotion, il donne accès au portail référençant tous les sites communautaires, à l'archive des lettres de nouvelles envoyées mensuellement à nos camarades, ainsi qu'à de la documentation générale.

Les logiciels sur lesquels ces services reposent (serveur de courrier, de forums, de base de données, et serveur web) sont répartis entre ces 3 machines. Celles-ci font partie du le réseau de l'Ecole Polytechnique, dans la zone démilitarisée (DMZ) du réseau. Elles sont administrables localement par les élèves membres de Polytechnique.org qui ont la charge de l'administration sur machine. L'essentiel de l'administration est toutefois assurée à distance, par l'équipe d'administrateurs systèmes et réseau de Polytechnique.org, tant depuis l'intérieur que l'extérieur de l'école. La connexion Internet de l'école étant assurée par Renater, la charte d'utilisation du service Renater s'applique aux serveurs de l'association Polytechnique.org.

En outre, l'association cherche à protéger le nom de l'école en acquérant ou faisant acquérir différents noms de domaine (polytechnique.org, polytechnique.edu, bientôt les .eu !!).

Les projets à court terme de l'associations sont de développer les services dans les domaines suivants :

géolocalisation,
alignement du profil professionnel sur les catégories utilisées par l'AX,
amélioration de l'interface web permettant de consulter les forums,
amélioration du délai entre le moment où un camarade utilise le télépaiement (par exemple pour régler sa cotisation à un groupe X) et le moment où le bénéficiaire perçoit la somme sur son compte,
consultation des archives des listes de diffusion depuis les forums,
améliorations du services emails déjà décrites plus haut dans le document,
export d'événement et de contacts depuis le site vers des PDA ou des organiseurs,
refonte du site asso.polytechnique.org, qui est le portail de tous les sites communautaires, et intégration à ce portail d'outils pratiques facilitant la gestion du groupe (organisation d'événements, suivi des cotisations, accès facilité à tous les outils du groupe par un tableau de bord convivial, etc...),
ouverture d'une version WAP du site web,
ouverture de mailing lists dédiées à la transmission d'offres et de demandes d'emploi entre camarades.

Mécanismes de redondance et prévention des pannes

Des pannes interviennent parfois au niveau de la connexion Renater ou au niveau du réseau de l'école. Ces pannes sont très rares, mais un peu plus courantes lorsque l'un ou l'autre de ces deux intervenants est amené à effectuer une mise à jour ou une amélioration de ses éléments de réseau. Il est donc apparu nécessaire d'avoir des mécanismes de secours qui permettent de maintenir le service en cas de coupure de la connexion entre Internet et les serveurs de Polytechnique.org.

Comme déjà stipulé, chacun des trois serveurs est préparé pour remplacer au pied levé les trois autres. Par ailleurs, plusieurs administrateurs disposent chez eux de machines prêtes à passer en production pour maintenir le service. Ces machines sont administrées par les mêmes personnes qui s'occupent de l'administration système et réseau des serveurs de Polytechnique.org. La qualité des installations et configurations est donc aussi sûre que celle du service nominal.

L'association Polytechnique.org estime le service email prioritaire. En cas de panne ou coupure d'Internet des serveurs situés à l'école, les machines personnelles des membres de l'équipe récoltent les emails envoyés à destination des domaines gérés par l'association : polytechnique.org, m4x.org, melix.org et .net. Ces emails sont stockés sur les machines personnelles sans être traités. Ils sont mis en attente, jusqu'à ce que les serveurs officiels de l'association soient à nouveau joignables sur Internet. Ainsi aucun email n'est perdu en cas de panne. La raison pour laquelle les machines de secours ne traitent pas immédiatement les emails stockés est que cela nécessiterait que chacune de ces machines de secours dispose en permanence d'une copie de la base de données dont disposent les serveurs officiels de Polytechnique.org. Cela était technologiquement trop difficile à mettre en oeuvre jusqu'il y a quelques semaines. Aujourd'hui les logiciels de bases de données ont évolué et la possibilité de traiter les emails en temps réel sur les serveurs de secours est à l'étude, et verra sans doute le jour à moyen terme.

En cas de panne prolongée (panne Renater survenant au début d'un long week-end, par exemple), l'association a prévu de récupérer à l'école une copie de la base de données depuis nos serveurs (sur un support comme un CD-ROM), et de la recopier ensuite sur les machines de secours situées à l'extérieur de l'école. Cela permet d'assurer le service email en temps réel, et de remettre en place les sites web. Ce n'est donc qu'en cas de panne prolongée que le service web est secouru. Un projet qui est sur le point de voir le jour permettra malgré tout, en cas de panne courte, d'offrir aux utilisateurs un service de consultation du site, de l'annuaire en ligne, etc., sans avoir toutefois la possibilité de modifier les informations de profil, de redirection email, ou de poster des messages sur les forums. Ce mode dégradé est jugé satisfaisant par l'association pour les pannes qui surviennent parfois et durent en tout état de cause moins de 24h.

Au niveau inter-écoles enfin, plusieurs projets sont en cours. Les associations homologues de Polytechnique.org se concertent afin de mutualiser leurs services. Ceci permet, en cas de panne des serveurs de l'une d'elles, que les autres assurent un service de secours, sans que les machines personnelles des administrateurs de Polytechnique.org ne soient mises à contribution (ceci constitue en effet une contrainte assez forte).

Les responsables des différentes associations ont commencé par travailler sur un service DNS. Ils ne sont généralement pas satisfaits par les services DNS rendus par les principaux registrars de ce domaine d'activité. Les pannes trop souventes des profesionnels du domaine entraînent une injoignabilité de tous les services des associations, car le service DNS est nécessaire à toute utilisation d'Internet. Des expériences du côté de Polytechnique.org ont montré que deux machines personnelles de membres de l'association assurent une qualité de service bien meilleure que notre registrar actuel, Gandi !! Aussi, les différentes associations se sont entendues sur les spécifications d'un système DNS commun, qui sera installé sur tous les serveurs officiels des associations partenaires. La phase de développement commencera dans les prochaines semaines, et l'ensemble du projet devrait aboutir dans le courant de l'automne.

Un projet de second niveau est une mutualisation des serveurs de messagerie. Les autres associations, à l'instar de Polytechnique.org, jugent le service d'email comme prioritaire. Pour cette raison, il a été décidé d'entamer un projet email à vie commun dès la fin de l'été.

Une fois ces deux projets aboutis, les services non encore secourus au niveau inter-écoles seront ceux de sites webs et de forums. Sans préjuger de la suite donnée par l'AAEGE (Association des élèves et Anciens Elèves des Grandes Ecoles), il est probable que ces sujets soient également étudiés de près au niveau inter-écoles.

Enfin, pour conclure ce document, nous rappelons quelques statistiques, valables en ce jour du 17 août 2003 :

le nombre de camarades inscrits sur le site atteint les 9.000,
nous traitons en moyenne 120.000 messages de courrier électronique en réception et 170.000 en émission par semaine, avec certains jours des points allant jusqu'à 90.000 en réception. Sur une année, plus de 6 millions de mails sont reçus par nos camarades sur leurs adresses polytechniciennes,
les membres de l'équipe sont d'origines de plus en plus variées, et proviennent des promotions 1962 à 2001.

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