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Polytechnique.org est une association indépendante de l'AX. Les deux associations collaborent au service de la communauté dans le cadre fixé par la convention signée en 2017, tacitement renouvelée pour 5 ans en 2022.

Convention entre l'AX et Polytechnique.org de 2017

Article premier. Objet de la convention

La présente convention a pour but de définir la coopération entre l'AX et Polytechnique.org concernant la fourniture de services basés sur des outils informatiques, au profit de la communauté polytechnicienne. Elle succède à la convention du 9 décembre 2003 et la remplace. Au sens de la présente convention, on entend par :

L'AX : la Société Amicale des anciens élèves de l'Ecole Polytechnique, association-loi de 1901 fondée en 1865 et reconnue d'utilité publique par décret du 23 septembre 1867 ;
Polytechnique.org : association-loi de 1901 créée en mai 2000, et dont l'objet est la création, le développement et l'administration de serveurs proposant à tous les polytechniciens une adresse de courrier électronique et des services associés ;

Article 2. Objectif visé

L’AX et Polytechnique.org ont la volonté de servir la communauté polytechnicienne dans le respect de leurs objectifs statutaires.

L’AX a une mission d’animation de la communauté tandis que Polytechnique.org se focalise sur la mise à disposition d’outils destinés à la communication directe entre camarades.

L’AX reconnait le rôle éminent joué par Polytechnique.org pour le développement des outils numériques et la qualité des outils qui fonctionnent depuis plus de quinze ans. L’AX affirme avec Polytechnique.org sa volonté de progresser régulièrement pour être une des associations d’alumni leader dans le monde.

Polytechnique.org reconnait la vocation de l’AX à fédérer les anciens élèves et diplômés de l’Ecole polytechnique. Polytechnique.org affirme avec l’AX sa volonté de mettre en place des outils et services informatiques qui permettent aux deux associations de servir leurs objectifs et leurs ambitions au profit de la communauté.

Pour garantir le meilleur niveau de numérisation, la modernité des outils et l’efficacité des efforts et actions des deux associations, les deux associations s’engagent dans un projet commun et conviennent de s’unir durablement pour assurer la fourniture et le fonctionnement des outils numériques de la communauté.

La coopération ainsi établie entre l'AX et Polytechnique.org tiendra compte des spécificités de chacun des deux partenaires et privilégiera leur complémentarité, en évitant les redondances.

Article 3. Objet de la collaboration

Les outils numériques communs, objet de la présente convention, ont vocation à assurer tous les services ci-dessous.

Pour autant, cette liste est indicative. Elle pourra ne pas être réalisée en totalité, de même que de nouveaux services seront ajoutés d’un commun accord des associations.

L’usage des outils ne pourra pas être imposé à une des parties ou à un groupe qui ne le souhaiterait pas.

Services :

fournir des sites web animés par et pour des communautés polytechniciennes, seules ou en participation avec d'autres associations;
permettre la communication directe par courriels, notamment par le routage de courriels à partir d'adresses "à vie"
donner accès à un annuaire en ligne
faciliter l’organisation d’évènements par un support informatique
supporter des services de paiements en ligne, y compris des abonnements
garantir la sécurité informatique et le respect des principes et réglementations sur la protection des données personnelles, le droit à refuser de recevoir des messages et les autres bonnes règles des systèmes informatiques
offrir tout ou partie de ces services aux groupes et associations animés par la communauté polytechnicienne (groupes X, sectoriels ou géographiques, promotions, etc.).

Article 4. Organisation de la collaboration

L’évolution des outils informatiques de la communauté est pilotée conjointement par un comité mixte constitué de trois représentants de chacune des deux associations. Le comité peut inviter autant de personnes que nécessaire. Il se réunit à fréquence régulière, idéalement au moins mensuellement.

Le quorum pour le comité mixte est de deux participants au minimum pour chacune des associations. La réunion peut être en présentiel ou à distance.

Le comité prend des décisions par consensus. Si le consensus n’est pas établi, la question est portée aux présidents des deux associations qui peuvent soit arbitrer d’un commun accord, soit renvoyer en comité mixte pour nouvelle recherche d’un consensus.

Si un blocage persistent rend impossible la décision et bloque le projet, on mettra en œuvre les dispositions de l’article 8.

L’annexe de la présente convention donne des règles applicables au présent projet.

Article 5. Rôle et engagement des parties

La plate-forme commune repose sur un ensemble de modules et services, qui peuvent être soit opérés par l’une des associations, soit confiés par l’une d’entre elles à un prestataire tiers.

Les associations :

s’engagent chacune à mettre en œuvre les moyens nécessaires pour garantir le bon fonctionnement des services dont elles ont la responsabilité ;
se tiennent informées régulièrement de l’évolution des moyens qu’elles sont en mesure d’allouer au bon fonctionnement de ces services ;
garantissent que, dans le cas où l’une des association abandonne le support d’un des services, un délai suffisant sera prévu pour permettre un potentiel transfert dudit service au sein de l’autre association ;
ouvrent respectivement des accès aux administrateurs fonctionnels de l’autre association, dans la seule limite de la protection du bon fonctionnement des services.

L'AX :

reconnaît le rôle central de Polytechnique.org pour toutes les questions informatiques
prendra expressément l’accord de Polytechnique.org pour les décisions structurantes dans ce domaine, en particulier pour son organisation et les éventuels recrutements.
assurera le financement des services, dans les limites du budget voté par le conseil d’administration et l’assemblée générale de l’association
promouvra des évolutions régulières pour maintenir et améliorer les services rendus

Polytechnique.org :

contribue bénévolement à la conception et au développement des services ;
apporte gratuitement son expertise et ses compétences en informatique ;
accepte une sous-traitance aux frais de l’AX si Polytechnique.org n’est pas en mesure d’assurer les services et la réactivité nécessaires.

L’annexe de la présente convention donne des règles applicables au présent projet.

Article 6. Déontologie

6.1. Principes

Sans restreindre en quoi que ce soit les libertés et opinions de chacun des utilisateurs, il est nécessaire que toutes les données circulant dans les outils fournis par le projet soient conformes aux principes suivants :

respect des lois et règlements en vigueur en France en matière d'échanges de données
respect de la dignité humaine (notamment le rejet de toute forme de discrimination)
respect de l'ordre public (règles relatives à la sécurité nationale, non-diffusion de fausses informations)
respect de la vie privée (secret de la correspondance, protection des données nominatives)
respect des droits de propriété intellectuelle (droits d'auteur, droits des logiciels, brevets et inventions)
respect des recommandations des différentes tutelles ou des organismes hébergeants.

En cas de manquement à ces principes (par un groupe X, par un membre de l’annuaire, par les personnels de l’AX et de Polytechnique.org ou par tout utilisateur de la plate-forme), la commission mixte mentionnée à l'article 7 décidera la suppression des liens avec le ou les sites incriminés, et, dans le cas de manquements individuels, la suppression de l'accès aux parties non publiques des sites.

6. 2. Protection de la vie privée

Les obligations des utilisateurs et le dispositif de protection en place sur le site feront l'objet d’une surveillance régulière par le comité mixte.

Article 7. Rôle du comité mixte

Le comité mixte assure le pilotage de la plate-forme informatique commune.

A ce titre, il peut prendre les décisions de gestion de la plate-forme, c’est-à-dire les décisions qui ne remettent pas en cause les objectifs du projet et qui n’entraînent pas une évolution majeure des coûts. Il recherche le consensus et prépare les éléments pour un éventuel arbitrage.

Les membres rapportent aux dirigeants de leur association respective, seuls capables de prendre des décisions qui dépasserait le cadre fixé au paragraphe précédent.

Article 8.

En cas de désaccord persistant, et si toutes les médiations échouent, le principe de l'annuaire unifié est susceptible d'être abandonné par les Associations. Dans ce cas, chaque Association reste responsable et poursuit les traitements qui la concernent. Les traitements en co-responsabilité sont dupliqués au profit à la fois de Polytechnique.org et de l'AX. Ceci implique que :

Chaque association s'engage à fournir à l’autre les données brutes (extractions de la base de données) permettant la poursuite de leurs activités propres ;
Chaque association s'engage à détruire les données résiduelles (données de production, de développement, de sauvegardes, ou autres) qui ne le concernent plus.
Dans le cas où des sous-traitants sont impliqués, l’association portant le contrat de sous-traitance s’assure de l’exécution des clauses ci-dessus par ses sous-traitants.

Article 9. Durée

La présente convention a une durée de cinq ans. Elle est renouvelable pour la même durée par tacite reconduction. Elle peut être dénoncée à tout moment par l'une des parties moyennant un préavis de six mois.

le Président de l'AX

le Président de Polytechnique.org

Annexe : règles applicables au projet

I. Gestion de la base de données

- [Unicité de la base] La base appartient conjointement aux deux associations. En cas de rupture, chaque association repart avec une copie intégrale. Toute modification apportée alimente la base unique commune. - [Données non partagées] En cas de rupture, les données suivantes ne sauraient être conservées par Polytechnique.org :

Informations de cotisation
Adresse postale masquée destinée exclusivement aux communication courrier émanant de l’association

- [Données non partagées] En cas de rupture, les données suivantes ne sauraient être conservées par l’AX :

Jetons de connexion aux services d’envoi de mail
Liste des adresses courriel privées de redirection (les adresses « à vie » restent accessibles)

- [Gestion des non-diplômés] La base de données n'a pas vocation à être un registre global des diplômés de l'École (rôle assuré par le site de l'École). À ce titre, les associations sont libres de déterminer la politique de radiation des comptes [non-diplôme, demande de suppression du profil, etc. ; possibilité d'indiquer clairement l'obtention du diplôme dans l'annuaire]. - [Validation des informations] Dans un souci d'efficacité, on préfère systématiquement les données saisies directement par les membres. Les associations se réservent un droit de vérification et de rectification des données

II. Gestion des outils

- [Union des finalités] L'AX a une mission d'animation de la communauté ; X.org se focalise sur la mise à disposition d'outils destinés à la communication directe entre camarades. Un cadre précis doit rendre possible un usage de la base et des outils conciliant les contraintes des deux entités. - [Respect de la vie privée] Le respect de la vie privée est structurant dans la confiance que les camarades portent aux deux associations ; aucun export brut de la base n'est possible sans l'accord conjoint des deux entités.

III. Usage des outils dont la base de données

- [Communauté] Les deux associations conviennent de rechercher le plus large usage possible par la communauté. Dans la limite du bon fonctionnement des outils et du respect des règles de protection des données personnelles, l’usage des outils sera facilité pour la fondation (FX), l’Ecole et les groupes, y compris des groupes comprenant des membres qui ne sont pas diplômés de l’Ecole polytechnique.

- [Consultation] Les droits en lecture de certaines informations ou certaines pages peuvent être limités en fonction de critères tels que l’appartenance comme membre de l’AX. Pour l’annuaire, le principe sera de ne pas restreindre l’accès à des champs qui pourraient être disponibles sur un site ouvert (le Journal Officiel ou Linkedin par exemple). Par contre, des services à valeur ajoutée pourront être en accès restreint.

- [Droits d’administrateur] Des personnes désignées des deux associations disposeront des droits d’administrateur (lecture, écriture, analyse et statistiques,…) nécessaires au bon fonctionnement réactif et efficace. Ces droits comprennent la possibilité de constituer des listes, le suivi des statistiques de consultation, de connexion, et la possibilité de faire des croisements entre informations, par exemple cotisation et demande d’inscription à un évènement. Ces droits pourront être retirés par décision du comité mixte si des erreurs ou des abus sont constatés.

IV. Modifications et évolutions

- [Améliorations] Chaque association est garante du bon fonctionnement des services dont elle porte la responsabilité ; et pourra, à ce titre, s’opposer à des évolutions qui pourraient compromettre le bon fonctionnement

- [Améliorations] dans le respect de la limite ci-dessus, les deux associations chercheront le progrès des fonctions offertes utile pour les associations et la communauté. Elles partagent l’objectif d’une numérisation exemplaire au meilleur niveau mondial.

Convention entre l'AX et Polytechnique.org du 9 décembre 2003, abrogée par la convention de 2017

Article premier. Objet de la convention

La présente convention a pour but de définir la coopération entre l'AX et Polytechnique.org concernant la mise en place, l'animation et le développement du réseau baptisé RETIX.

Au sens de la présente convention, on entend par :

L'AX : la Société Amicale des anciens élèves de l'Ecole Polytechnique, association-loi de 1901 fondée en 1865 et reconnue d'utilité publique par décret du 23 septembre 1867 ;
Polytechnique.org : association-loi de 1901 créée en mai 2000, et dont l'objet est la création, le développement et l'administration de serveurs proposant à tous les polytechniciens une adresse de courrier électronique et des services associés ;
RETIX : Le futur réseau des polytechniciens.

Article 2. Objectif visé

La volonté de l'AX d'accentuer son ouverture internationale, tant en direction de ses membres expatriés que des instances de décision de chacun des pays cibles,

Le fort sentiment d'identité et d'appartenance à la communauté polytechnicienne qui anime les membres de l'AX, ainsi que le désir de développer les échanges de toutes natures au sein de cette communauté et des communautés voisines,

La part croissante que prend Internet dans la communication interprofessionnelle et interpersonnelle à l'échelle du monde,

Ces facteurs incitent l'AX à mettre en place des instruments de dialogue simples, efficaces et peu coûteux, utilisant les techniques Internet et accessibles à l'ensemble de ses membres, pourvu qu'ils soient équipés d'un ordinateur et d'une connexion Internet.

Plutôt que de bâtir ex nihilo l'infrastructure correspondante, l'AX et Polytechnique.org décident de coopérer pour fédérer les sites Web et les services existants, qu'ils aient été mis en place par l'une ou l'autre de ces associations ou par des entités leur étant rattachées (groupes X, promotions, etc.).

À partir de cette base, de nouveaux sites et services seront progressivement développés, testés et mis en place, afin de répondre aux attentes des utilisateurs du réseau. Par ailleurs, des passerelles avec les sites des principaux interlocuteurs des communautés polytechniciennes (autres associations d'anciens élèves de grandes écoles ou d'universités étrangères, etc.) ainsi que la mise en commun de services avec ces interlocuteurs seront envisagées.

La coopération ainsi établie entre l'AX et Polytechnique.org tiendra compte des spécificités de chacune des deux partenaires et privilégiera leur complémentarité, en évitant autant que possible les redondances.

Article 3. Description du réseau RETIX

RETIX est composé :

de l'ensemble des sites web animés par et pour des communautés polytechniciennes, seules ou en participation avec d'autres associations;
notamment du site Polytechnique.org qui sert de portail (point d'entrée pour accéder à tous les sites) et de support de services offerts à l'ensemble de la communauté polytechnicienne;
de services rendus aux individus, notamment :
- routage de courriels à partir d'adresses "à vie"
- filtrage "anti-spam"
- annuaire en ligne
de services rendus aux groupes et associations animés par la communauté polytechnicienne (groupes X, sectoriels ou géographiques, promotions, etc.), notamment :
- mailing-lists
- forums
- télépaiement
- conseil pour le développement de sites

Article 4. Organisation administrative et technique de Polytechnique.org

L'état actuel de cette organisation est décrit par l'annexe 1 à la présente convention, en date du 17 août 2003.

Tout changement significatif de cette organisation fera l'objet d'une communication à la commission mixte mentionnée à l'article 7, et éventuellement d'un avenant à la présente convention.

Article 5. Rôle et engagement des parties

L'AX :

reconnaît le rôle central (portail de services) joué par le site Polytechnique.org et les services qui lui sont associés;
encourage les communautés polytechnicienne à se doter d'un site Web, et à le relier sous forme de liens hypertextes au site Polytechnique.org ainsi qu'aux autres sites polytechniciens avec lesquels ils ont des relations de proximité géographiques, statutaires ou sectorielles ;
confie à l'association Polytechnique.org la gestion des services existants (à l'exception de ceux relevant du site polytechniciens.com) et le développement de nouveaux services;
fournit à l'association Polytechnique.org, sous réserve d'approbation par la commission mixte mentionnée à l'article 7, les ressources financières nécessaires à cette gestion et à ces développements, notamment pour la mise en place de moyens (incluant les dispositifs de secours en cas de défaillance des moyens existants, la sauvegarde des données et la mise à jour des applicatifs et des matériels). Ces ressources financières excluent toute rémunération des membres de l'association Polytechnique.org ;
fournit à l'association Polytechnique.org les informations qu'elle détient concernant ses membres, avec l'accord de ceux-ci et conformément au protocole d'accord sur la coordination des annuaires figurant en annexe 2 à la présente convention ;
assure, notamment par la revue "la Jaune et la Rouge", la promotion du réseau RETIX auprès de ses membres.

L'association Polytechnique.org :

maintient et anime le site Polytechnique.org ;
maintient et développe les services nécessaires à l'animation du réseau RETIX, en fonction des besoins et des attentes des utilisateurs ; tout développement nouveau significatif et entraînant des consommations de ressources financières devant être approuvé par la commission mixte mentionnée à l'article 7 ;
apporte dans la mesure de ses moyens une assistance technique bénévole aux communautés polytechniciennes qui le souhaitent, notamment pour la mise en place de leurs sites ;
propose à l'AX et aux communautés polytechniciennes concernées des solutions techniques permettant d'assurer la cohérence et le bon fonctionnement du réseau ;
fournit à l'AX les informations qu'elle détient concernant ses membres, avec l'accord de ceux-ci et conformément au protocole d'accord figurant en annexe 2.

Les moyens et outils actuellement utilisés sont décrits dans l'annexe 1 à la présente convention. Ces moyens seront complétés par la mise en place de solutions de secours et de sauvegardes régulières, avec pour but d'assurer un service permanent et sûr aux communautés polytechniciennes usagères des services de Polytechnique.org.

Article 6. Déontologie

6.1. Principes

Sans restreindre en quoi que ce soit les libertés et opinions de chacun des utilisateurs, il est nécessaire que toutes les données circulant sur le réseau RETIX soient conformes aux principes suivants :

respect des lois et règlements en vigueur en France en matière d'échanges de données
respect de la dignité humaine (notamment le rejet de toute forme de discrimination)
respect de l'ordre public (règles relatives à la sécurité nationale, non-diffusion de fausses informations)
respect de la vie privée (secret de la correspondance, protection des données nominatives)
respect des droits de propriété intellectuelle (droits d'auteur, droits des logiciels, brevets et inventions)
respect des recommandations des différentes tutelles ou des organismes hébergeants.

En cas de manquement grave à ces principes, la commission mixte mentionnée à l'article 7 pourra décider la suppression des liens avec le ou les sites incriminés, et, dans le cas de manquements individuels, la suppression de l'accès aux parties non publiques du site Polytechnique.org.

6. 2. Protection de la vie privée

Les obligations des utilisateurs et le dispositif de protection en place sur le site Polytechnique.org font l'objet de l'annexe 3 à la présente convention. Celle-ci pourra être complétée en tant que de besoin sur demande de la commission mixte.

Article 7. Commission mixte

Pour l'application de la présente convention, sa mise à jour éventuelle, et la préparation des décisions, notamment de développement de nouveaux services et la mise en place des moyens correspondants, il est mis en place une commission mixte paritaire AX-Polytechnique.org, composée de six membres. Elle se réunit à la demande d'une des parties, et au moins deux fois par an.

Article 8. Durée

le Président de l'AX

le Président de Polytechnique.org

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